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知识产权管理中IT角色的实证分析

供稿人:陆斌  供稿时间:2013-6-9   关键字:知识产权管理  IT工具  检索  管理  评估  
在知识产权(IP)管理中哪些地方运用信息技术(IT)工具,以及企业如何运用这些工具以提高IP管理效率?针对这两个问题,《World Patent Information》2012年11月份期刊刊登了Oliver Gassmann等人撰写的一篇关于IP管理中IT角色的实证分析。该文基于106个全球知识产权密集企业调查问卷,发现这些企业在IP管理中至少运用三种重要IT工具(检索工具、管理工具或评估工具)中的一个。IP管理过程中IT工具的应用沿着IP价值链呈下降趋势:企业主要在IP早期形成阶段运用IT阶段,如吸收技术发展成果。
以下是对该文的编译,内容包括IP管理的三个阶段,调查问卷结果和企业案例。
一、IP管理的三个阶段
该文设置了一种IP价值链模型,分为三个核心阶段:IP形成、评估和利用。
第一阶段-IP形成,包括了创意发现和实现过程(即IP登记)。这一阶段主要聚焦于同研发成果相关的技术,并从技术检索开始。第一步,在专利数据库等数据库中进行大范围潜在相关技术领域检索,包括跨领域检索。第二步,IP检索限定在特定相关领域,同时对新技术的专利性和实施的自由度进行检验。确保实施的自由度对于新IP形成是决定性的一步,如依靠IP效力创造和维持一个位置,企业可以在特定技术领域继续其研究和发展,而不受第三方IP效力的限制。基于检索过程和创意形成,可根据公司IP战略决定递交IP申请。除了传统的专利保护用以防止模仿外,给竞争对手增加障碍,增强企业声誉,和改善企业谈判地位等IP战略动机正变得越来越重要。
第二阶段-IP评估,IP组合或单个IP效力通过评估获得一个定性或定量的价值,大部分适用于专利。定量评估方法赋予专利一个绝对数量的金额,用于账目,税收,执法,或商业化等方面。定性评估侧重于专利的战略价值,如法律强度或在该技术领域的相对重要性。IP评估也包括根据保护的产品或工艺对专利分类,分析专利为企业创造何种战略价值,如保护自有技术,给竞争对手增加障碍,许可和联盟,以及未来的潜力。
第三阶段-IP利用,包括内部和外部的利用。传统内部利用,即将专利应用于自有产品和工艺,确保实施的自由度和形成专利权人的暂时垄断。通过许可等手段的外部IP利用可以产生额外收入或者类似设定标准等战略利益。最后,IP效力只有在第三方侵权对其采用法律行为进行保护时才能产生价值。因此,发现侵权,制定执法策略和管理执法方式同样是IP利用阶段的一部分。IP侵权由法院判决或者由法院外相关方协商解决。IP所有人和侵权方在法院外协商解决方式通常为支付一定的赔偿金,或者交叉许可。
二、调查问卷结果和企业案例
该研究获得了106份有效问卷,并从中挑选出具有最详细信息的企业作为案例研究。案例的数据主要通过同企业IP和研发经理人半结构化面谈获得,此外还通过研究企业报告和公告进行数据三角交叉验证。
1.IT工具在整个IP价值链的应用状况
通过分析公司IT在IP价值链中的应用情况,主要有三类IT工具应用于IP管理。第一类-搜索工具包括所有能帮助获得现有IP所有权、技术现状、技术发展趋势和竞争环境信息的工具。第二类-管理工具用于帮助企业内部IP管理,如年费的续交、诸如在产品或服务使用现状的公司IP组合存储信息、专利说明书、搁置的IP申请、IP所有权有效期等。第三类-评估工具用于帮助对IP组合或单个IP给予定性或定量的评估,调查问卷结果显示各公司既采用商业IT工具,也应用内部开发工具。
调查问卷结果披露两个重要的发现:首先,企业IT工具应用沿IP价值链呈下降趋势(图1)。这个现象适用于所有类型IP,如专利,商标,工业设计和域名。其次,专利是各类型IP 中获得IT工具支持最充分的一个,其它依次为商标和工业设计。
图1 IT工具在IP价值链的应用
整体上98%的受访企业应用IT工具帮助其IP管理。74%使用IT工具用于专利管理,60%用于商标管理,53%用于工业设计管理,45%用于域名管理。只有2%的受访企业在IP管理中根本不使用IT工具。
2.各IP价值链阶段中IT使用情况
在IP形成阶段,72%企业在专利申请使用IT工具,49%在商标申请,26%在工业设计。IP形成阶段涉及大范围的任务,如技术搜索、IP监控、IP登记(专利申请、商标注册等)。该研究还调查了在各任务中应用的工具。搜索工具包括技术和IP的搜索和监控工具。创意管理工具包括企业内帮助创新工具、针对重要发明的发明人员奖励系统。后两者可能不是明确的IT工具,但两者对于IP形成非常关键,因此也包括在该文的分析。记事录和期限管理、文献管理系统和电子文档可用于帮助企业IP管理,如年费的准时支付、监控申请过程、IP所有权的法律状态。受调查企业使用的软件提供商有Dennemeyer(DIAMS),CPA(Memotech,Inprotech,Foundation IP),Thomson Reuters(Thomson IP Manager),GSI(WINPAT),Unycom(IPAS),Eidologic(EIDOpat)和Brugmann(PatOrg)。调查结果显示企业主要运用IT搜索工具,其次为管理工具。88%企业使用搜索工具来优化它们的IP搜索过程(图2)。例如Henkel(汉高)使用Derwent和MicroPatent来监控市场和竞争对手。每年需要分析大约5000个专利来关注竞争对手活动。此外Henkel利用关键词搜索监控特定技术领域。技术专家(通常为研发团队的领导者)负责控制和评价专利信息。例如洗碗机和洗衣标签团队领导者负责搜索“标签”领域。研发团队领导者需定期向研发部门领导人通报专利状况。
图2 受调查企业使用的IT工具
Kodak自行开发了特定IT工具用于支持其IP形成过程,即Invention Tracker。Invention Tracker管理在不同部门及相关人员从创意发现和评价到专利决定及专利申请之间的信息处理。Kodak也使用MicroPatent商业数据库用于研发人员获取IP信息,如关于外部专利和技术现状。
Alcatel-Lucent使用数据档案和统计评价方法执行全面专利搜索。通常Alcatel在Derwent WPIDS,欧专局Inpadoc,EUROPatfull和USPatfull公开数据库检索。进一步包括统计分析在内的数据处理在Excel中进行,并根据商业领域和特定关键词结构化。处理结构由高级IP顾问进行评论,并公布在Alcatel内部网。Alcatel使用自行配置的Lotus Notes数据库。Alcatel认为自行处理和评价数据比外包给外部服务提供商更便宜。而且所有研发人员有机会在内部数据库执行自己的专利检索。
在检索工具之后应用较多的是记事录和期限管理工具,之后为电子文档、文档管理系统、发明人员奖励系统,创意管理工具,和类似预算预测工具的其它工具。Alcatel使用CPA的Memotech专利管理软件实施IP管理。Kodak使用IP master(一种专为专利律师设计的商业工作流管理软件)管理该公司12000多个专利,帮助其控制专利申请过程和缴费。OC Oerlikon也建立一套商业IT工具帮助其对流程和期限等进行IP管理。
在IP评估阶段,调查结果显示只有三分之一企业使用IT工具用于评估IP所有权。企业在使用用于评价或估值的IT工具比例方面较为相似,分别为16%和15%(图3)。受调查企业或者使用IP政府部门和服务提供商提供商业软件,如IPscore,或者使用自行开发的系统,如基于微软Excel。
图3 用于评价和估值的IT工具使用情况
例如Schindler开发了一套内部IP数据库,用于存储创意,发明内容和专利数据。在数据库中,专利依据设定标准分类,分类的关键词每两年更新一次。专利由包括计分系统的标准评价方式进行评价。评价方式同时考虑经济方面,如商业成功,以及法律方面,如专利的可持续性。另外技术方面也需要评估。Schindler建立数据库的关键点在于既要提高公司层面的交流,又要确保信息的保密性。因此数据交换和在数据库使用者之间的交流通过一个加密内部网进行。此外Schindler建立了不同层级的进入权限。而且,针对美国发明法律的要求(当前是先发明原则,很快将变为先申请原则),所有文件都标记有时间标签,以“冻结”新文件,并使之无法改动。这样,Schindler可以准确追踪发明日期。
Kodak使用内部开发的软件系统MP-Tools,该系统包括专利分析工具,用于支持收购和评价决策。该过程使用一种用于定性专利评价的标准化工具。
在IP价值链最后阶段-IP利用,很少应用IT工具。即使对于专利,只有13%的受调查企业运用IT工具来利用IP。
3.IP管理中IT工具的用户方便性
在受调查企业中,IP管理中IT工具大约由10名雇员使用,大约9名涉及专利管理。对于商标、设计、域名和合同管理,平均为2到5名雇员。为了获得使用者关于他们IT工具使用性能和功能性的倾向性一件,该文进行了满意度分析。结果表明基于利开特式量表(从1=非常不满意到5=非常满意),满意度平均值在3.21,既非非常满意,也非非常不满意。49%的企业对他们管理IP的IT工具表示非常满意或满意,36%持中,15%不满意或非常不满意(图4)。使用者不满意的原因包括工具需要太多的工作时间,功能不足,导致多余的工作,和缺乏类似文档管理,文献管理和检索功能的整合。
图4 在IP管理企业对于所运用IT工具的满意度
调查结果表明使用包括所有必要功能综合IT工具的公司满意度高于使用不同单个IT工具的公司。64%使用综合IT工具使用者至少满意它们的系统,而不到一半的使用不同IT工具的使用者对它们的系统表示满意。目前大约三分之二的公司使用几个IT工具工作。
IBM采用一个综合IT工具系统来支持IP组合的形成、评估和利用。IBM使用一个商业秘密和管理软件,以便串联商业战略和IP战略,确定新的专利机会,评价和利用专利组合。专利管理软件是由IBM内部的专利和IP专家经过十几年开发而成,目的是支持对IBM4万多个专利进行分析、评估和管理。综合IP管理工具使得IBM平衡其IP战略和商业需求,并找到从其IP组合获利的新方法。
Infineon(英飞凌)公司也朝着综合IP管理系统进发。目前Infineon已经拥有三种IT工具:内部开发的专利管理工具、IP搜索工具和IP组合管理工具。三个工具互相连通并补充。存储数据向研发部门、IP管理和IP决策部门人员开发。
 
参考文献:
The role of IT for managing intellectual property – An empirical analysis
World Patent Information Volume 34, Issue 3, September 2012, Pages 216-223

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