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寻找洞察力——加强专利检索的质量控制措施

供稿人:陆斌  供稿时间:2013-9-18   关键字:质量  专利检索  同事评审  沟通  引文  化学结构  
衡量专利检索的质量通常非常困难。原因涉及授权周期的长度,以及在检索后很多年还无法了解的检索真正价值和质量。针对这一问题,《World Patent Information》2013年3月份期刊刊登了John Endacott等人撰写的一篇文章涉及加强专利检索的质量控制措施。该文的目的是通过在每天的工作中运用多种检索方法来增强检索的质量和全面性。
1.介绍
诺华生物医学研究所(NIBR)研究院是一家全球性制药研究机构。NIBR专利部门约有60名律师和科学家,在知识产权(IP)保护和战略方面支持和指导全球诺华的研发团队。 NIBR专利部门还包括10名专利分析师组成的检索和分析(S&A)团队,进行IP检索以支持律师和科学家们评估可实施性、专利性和新颖性。
 
文章详细介绍了S&A团队最近实施的一些措施,帮助团队实现提高检索质量和全面性这一主要目的,强调了源于这些措施的一些关键点。
 
在检索专利信息的过程中,质量是至关重要的。无论是专利发证机构收到专利申请中原始数据的质量、增值数据库的准确性和全面性,还是专利检索本身的质量,不可靠的信息会对交付到客户的最终产品产生不利影响。事实上,专利检索的质量可能依赖于许多因素,如预算、原始文献/数据、人工分析和评估标准、截止日期、增值数据库、资源、与客户的沟通、检索员的技能、检索策略和检索工具(见图1)。
 
图1  影响检索质量的因素
 
在许多可能影响检索质量的因素中,一些因素是检索员无法控制或者不能轻易影响,如固定期限、预算约束、可利用的资源和工具。对于质量的构成因素,检索员同检索员、客户同客户都可能会有差别较大的看法。“高质量检索”的定义可以是仁者见仁智者见智,但这个概念常常被认为反映的不仅仅是检索本身的质量,而且还包括检索结果在报告和分析中对于客户的价值。
 
在S&A团队,我们做什么可以积极提高检索的质量和全面性,并在同一时间获得从中受益的洞察力?进行检索时在设定流程中没有限制因素往往是一个优势,此外通过不断研究不同的方法应对扩大现有工具应用范围需求的挑战。我们从质量控制措施获得的洞察力,会突出具有潜在价值的工具和技能。这些可能以前没有被广泛使用,但可以考虑在未来的检索中使用。
2.质量控制措施
在过去的几年中,我们的团队已经实施了一系列以质量为基础的不同措施,现在已成为贯穿于我们团队检索工作流程的一部分。
 
2.1 同事评审过程
 
在团队内每一份检索报告交付给客户之前,有一位同事会进行审阅。检索报告完成后,检索员将确定一个具有评审能力的同事,共同确定报告评审的周期,通常在24小时内。
 
同事评审使检索员在报告和策略上获得建设性的反馈意见。如果合适的话,评审员将提供值得考虑的替代策略或技巧,用于实现对报告内容或格式提出的修改意见。
 
同事评审过程中经常需要考虑的问题包括:
检索策略是否全面,并适用于该请求?
检索是否满足原请求的需求?
报告是否突出主要结论,是否清晰和易于阅读?
报告和/或策略中是否提供足够的信息,能够在需要的时候,以后再执行一次更新?
 
评审员需提供口头或书面反馈,而检索员的责任在于确定对报告和策略做哪些修改,是否需要执行进一步检索。
 
同事评审为所有检索员提供了一个分享知识和技能的机会。此外,这一过程已经使每个人从同事完成检索和报告的方式中获得洞察力。这些洞察力已被纳入到我们自己的检索和报告,包括报告的写作和术语,结果的演示,检索策略构建时所用的方法。
 
2.2申请前的专利检索与国际检索报告(ISR)的比较
 
将我们申请前专利检索结果同国际检索单位发布的检索报告进行比较,以确认我们的检索报告是否包含专利审查员所引用的文献。在国际检索报告内,比较集中在审查员所引用的X或Y类文献。
 
在某些场合,特别是如果权利要求范围和检索参数不同的时候,可能很难在内部和外部的检索报告之间进行公平的比较。然而到今天为止,比较已经使我们获得一些方法上的洞察力,这些方法会在我们执行检索时加以考虑。获得的收获包括在化学检索中使用宽泛核心结构结合药物作用机制或者疾病领域等关键词进行检索(见3.1),以及使用发明人和/或专利权人作为检索基础(见3.4)的潜在价值。此外同客户围绕与ISR比较的讨论有助于促进我们之间的伙伴关系。
 
2.3 对标
 
对标现在是我们团队的组成部分,不仅仅在团队内部,还有与外部第三方进行对标。
 
内部对标包括针对一份检索请求由两个或多个不同检索员独立完成,然后比较结果和方法。外部对标是将第三方实施同一检索的结果和策略与内部检索进行比较。
 
通过演示如何可以采取不同的方法来解决相同的原始请求,对标演练已被证明是有价值的。对标获得的收获包括增加初始检索广度(见3.2) ,以及使用子集检索逐步增加检索精度(见3.3)的潜在价值。
 
2.4客户沟通
 
与客户的有效沟通是任何检索的关键。沟通始终贯穿于我们整个检索过程,从最初的来自客户的请求,到交付最终检索报告。同客户的对话使我们能确保客户的预期持续获得满足,并保证我们提供的内容是基于所获得的反馈。
 
这些措施在我们检索过程中的整合,是为了获得高质量、全面和增值的报告。和其它团队一样,我们每个人有独立的特色,但这些措施使我们能分享知识,开发最佳实践,并将团对作为一个整体确保更加一致的作法,而不寻求扼杀个人的创造力。
3关键的洞察力
上述措施实施以来我们已经得出了许多有价值的洞察力,帮助提高我们检索和个人技能水平的质量和全面性。就同事评审和分享学习而言,这次措施也增强了全球团队内合作精神。以下例子主要集中在化学和制药,但通过从他人获得洞察力和超越资源和技能的一般工具组合的参数进行扩展检索以提高检索质量的总体原则,适用于任何学科领域。
 
图2 a典型结构检索 b 使用“核心”子结构和关键词组合检索
 
3.1使用宽泛“核心”子结构结合药物作用机制或者疾病领域等检索字段
 
对于一个小分子的专利性检索,检索请求主要基于特定的化合物或权利要求范围。对于显而易见性/创造性,我们不仅考虑同具体化合物或权利要求范围结构类似的化合物,而且还使用宽泛“核心”子结构结合药物作用机制和/或疾病领域进行检索。这类专利审查员经常使用的检索方法可以帮助确定可能影响显而易见性/创造性的文献,而这些文献可能在基于更明确子结构进行的结构检索时无法获得。这些检索见图2a和图2b:
 
在图2a所示的化合物,二氮杂萘环含2个氮原子,连接着取代芳环(高亮显示)和取代环己二烯环。围绕这些化合物的初始结构检索可能经常会依据这三个不同环结构中每一个的出现和属性。
 
当使用“核心”二氮杂萘环结合与描述药物作用机制的检索字段(PDE4抑制)(图2b)进行进一步检索,获得图2b所示的特定化合物。在该化合物中,连接着“核心”二氮杂萘环的环己烷环(高亮显示),而不是芳环的存在,意味着该化合物不能在初始检索检出,即使它可能会影响到显而易见性/创造性。
 
在检索过程中,与客户讨论构建结构“核心”的组成部分,用于基于关键字的组合检索。事实上,在某些情况下和根据结构的性质和大小,需要对初始子结构的多个方面进行多个检索。
 
3.2 增加初始检索的广度
 
在质量控制措施中,迄今为止确定的一个学习重要主要是检索范围。对于化学检索,这不仅是反映在使用“核心”子结构结合药物作用机制和/或疾病领域等检索字段(见3.1),但它也与每个初始子结构检索的设计相关。图3演示了初始检索概念如何修改来增加检索的广度,它不仅仅包括相关的化学结构:
 
图3 扩展原始检索的概念
 
扩展初始检索的好处有三:(i)帮助减轻数据库索引可能异常带来的风险,(ii)帮助确保全面性,(iii)有助于获得更加经济有效的检索。通过恢复化学结构(如仅指环结构)的“核心”属性,和在可能的情况下使用宽泛的特定系统结构变量,宽泛的检索将获取所有可能影响新颖性和显而易见/创造性的文献,并可能最大限度地减少任何可能出现的索引不一致带来的影响。
 
3.3 使用子集检索,逐步增加检索的精度
 
执行检索和定义相应的检索策略时,检索员都面临着一个永远存在的问题:在精确性和查全率之间的平衡。虽然在理论上定义和执行广泛检索很有道理,但我们都知道这并不总是可能的。一个可能的应急措施是使用在许多网络数据库都能实施的子集检索。这不仅可以让检索员从一个广泛的初始答案集逐步增加检索的精度,而使检索员进行多个检索更经济有效。
 
上述每一个质量控制措施强调,作为检索员的我们不应该局限于所掌握的“传统”检索技术,无论是基于结构、基于序列、基于分类还是基于关键字。这些措施强化了一个事实,检索员可以采用替代技术来确定对请求有用的新文献,经常这样做我们可以使检索更全面。下面的技术可以说明这一点:
 
3.4 使用发明者/专利权人检索
 
使用发明者名字和专利权人名称在寻求补充使用更“传统”技术如结构检索得出的检索结果时有作用。很清楚专利审查员也使用这一方法,这可以在同专利检索报告进行申请前专利检索的比较中加以证明。有用的发明人名称可能出现在检索员进行的申请前专利检索,或者在检索过程中获得的第三方技术中产生。
 
虽然应当经常考虑使用单个发明人名字进行检索找出以往的论文和专利文献,但在现实中涉及发明人名字的许多检索往往会难以控制检索的水平,出现高比率的无效结果。一种替代方法是考虑涉及发明人名字结合其他检索字段的检索。这些其它检索字段可包括其他发明人名字,专利权人名称,药物作用机制,或者疾病领域(见图4)。
 
图4 发明人检索策略
 
这类检索通过组合发明人、专利权人和作用机制(图4),通常会产生较少的结果,却有着更大机会获得有意思的内容。
 
发明人和公司网站是潜在有价值的信息来源,也应当成为检索的一部分,能够帮助确定同请求有关的技术。
 
基于发明者和专利权人的检索能有助于检索到潜在有用的技术,这不能从仅执行“传统”检索中获得。
 
3.5使用基于引文的检索
 
质量控制措施,特别是在申请前专利检索与国际检索报告的比较(见2.2) ,更加显示出引文检索的潜在价值。引文检索,包括引用和被引文献,可以帮助检索出之前结构检索中未披露的公开化合物详细结构(例如,具有替代附着点的化合物,或具有相似环结构的化合物)。引文检索在找出未被联机数据库索引的文献方面同样有价值。许多免费和付费数据库包含引文信息。图5展示了引文检索数据的潜在价值:
 
图5 相似马库什结构检索的检索选项
 
图5中对应于权利要求1的四个相似马库什结构分属于四个不同WO专利文献。上方的两个结构可采用结构检索方法检出,而下方的两个结构无法用相同的方法检出。但通过引文检索可以检出同上方两篇文献相关的下方两个结构。在这个案例中,下方两个结构还可以通过发明人/专利权人组合检索检出。
 
3.6使用医药产品数据库
 
除了类似STN和Questel以结构为导向的网络数据库,医药产品数据库也提供有价值的信息,包括结构,作用机制和疾病领域,允许检索员找到没有从其他来源检出的技术。
 
这些类似Thomson Reuters Integrity 和 Thomson Reuters Partnering的数据库,自身可采用子结构检索,或采用“核心”子结构结合药物作用机制或者疾病领域进行检索。对于不熟悉的作用机制或疾病领域,它胜在不受结构检索的限制,可以单独进行作用机制或疾病领域检索。
 
3.7沟通和伙伴关系
 
近年来已运用的质量控制措施,清楚地表明有效沟通对于每个检索的质量是多么地举足轻重。正如前面提到的,同客户的沟通在整个检索过程中,对于确保满足对检索的期望和在各方之间建立和发展信任的伙伴关系至关重要。
 
在沟通方面的洞察力不仅仅局限于检索员与客户之间的关系。在不同文化背景的全球团队中,措施的成功大部分要归因于团队内检索员之间存在的有效沟通和团队精神。无论是同事评审,对标演练,或是内部检索同ISR的比较,团队已经接受了单独工作和团队合作中提高检索质量的措施和目的。当前检索员们处于一个重视提供和接受从同事处获得建设性反馈意见,彼此分享新见解和经验的环境。团队内所有检索员,无论经验多少,都受益于已实施的质量控制措施。
 
4结论
 
作为检索员,我们努力为客户提供尽可能高质量的产品。我们有潜力不仅提升检索价值,也具备可应用于未来请求的技术和方法。凭借已实施措施的益处和获得的洞察力,我们的检索工作在质量和全面性方面继续提高。质量控制措施已经为我们提供建立自己知识的机会,同时使我们能够与我们同行分享我们的技能和学习点。
 
质量控制措施强调了一些技术和方法,涉及检索过程的不同方面。并非每一个检索必须用到上文所强调的每一个技术。通过与客户讨论以及自身的检索经验,可以评估选用哪种最适合的方法。
 
参考文献:
Looking for insights – Quality control initiatives for enhancing patent searches
World Patent Information Volume 35, Issue1, March 2013, Pages 3–7

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