信息技术的飞速发展和数字化转型的深入，使得电子文件管理（Electronic Records Management，ERM）成为现代组织的核心任务。传统的纸质文件管理因其效率低、空间占用大等缺点，正迅速被数字化系统取代。电子文件的高效存储、检索和管理对提升工作效率和保障信息安全至关重要。在此背景下，单套制管理（Single Set System Management）应运而生，迅速成为电子文件管理的重要发展方向。
一、电子文件管理的定义与范畴
电子文件管理（ERM）构成单套制实施的根基，其本质是对电子记录全生命周期的系统性管控[1, 2]，确保真实性、完整性、可靠性与可用性。区别于传统纸质管理，ERM依托电子文件管理系统（ERMS），通过前端控制机制与加密技术保障电子记录安全[3]，并需遵循ISO 15489等法规标准[4]。
ERM对于机构记录管理、提升业务效率和支持电子政务至关重要。它面临着实施框架相关的诸多挑战（如人员、组织、技术、流程问题），需要采取整体性方法[5]。其范畴已扩展到特定领域，如法庭电子文件管理，这有其特定功能要求，并需要记录管理员和档案管理员参与系统设计。
ERM的核心在于管理电子格式的记录，这带来了独特挑战，如文档流程集成、风险分析、数字证据控制[6]。在当今大数据环境下，它更加依赖电子文件管理系统（ERMS）来有效、成功地管理电子记录，并确保遵守法律法规。
二、单套制管理的意义
单套制管理的核心理念是在文件创建阶段仅生成一个唯一的数字版本，并通过一个统一的系统或平台对组织内所有电子文件进行集中管理，涵盖从创建、分类、存储到归档的全生命周期。其重要性体现在：
应对信息爆炸与合规压力。数据量激增和全球范围内日益严格的数据安全、隐私保护法规（如中国的《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》），要求组织必须高效、合规地管理电子文件。单套制管理为此提供了基础保障。
破除信息孤岛，提升效率。传统的多套系统管理（如财务、合同、HR文件分散存储）导致信息割裂、数据重复、操作复杂、共享困难。单套制通过统一平台集中管理，消除了信息孤岛，简化了流程，显著提高了信息流的连贯性和透明度，提升了检索效率与准确性。
强化安全与合规控制。统一的平台便于实施一致的权限管理、审计追踪和安全策略（如加密），有效保障电子文件的真实性、完整性、可靠性，满足各类法规和标准要求。
三、单套制管理系统的演进历程
单套制管理系统是文件管理领域相对较新的概念，其发展反映了在整个组织中对更为集成和整体化管理记录的需求：
早期分散管理阶段。各部门/单位各自维护独立系统（纸质档案、分散的数字存储），导致效率低下、访问困难、合规挑战和重复存储。
向数字化与集成化转变。数字技术兴起催生了电子文件管理系统（ERMS）。随着更多记录数字化，整合不同类型记录（邮件、文档、数据库）到一个统一框架的需求日益明显，单套制概念雏形初现。
单套制管理兴起。为满足统一管理需求，单套制管理的核心理念确立：所有记录（无论类型、来源、格式）在一个统一连贯的系统中管理。这种方法消除了信息孤岛，减少了冗余，确保了规范一致性。国际标准（如ISO 15489记录管理）和国家标准（如国家档案局发布的DA/T92-2022《电子档案单套管理一般要求》）为单套制管理的实施提供了指引和框架。
现代发展与整体信息治理。近年来，单套制概念演变为更广泛的整体信息治理（Holistic Information Governance）的一部分，涵盖组织所有信息资产（数据、文件、记录）的管理。随着数字化转型的推进和人工智能、云计算等前沿技术的广泛应用，单套制管理系统的实施得到了进一步推动。云计算提供了可扩展性和灵活性[7]，人工智能和机器学习则增强了自动化管理能力（分类、保留、搜索）[8]，使得单套制系统能在跨地域、跨管辖范围的环境中有效实施。
综上所述，单套制管理通过其集中化、唯一性、全生命周期的管理特点，有效应对了数字时代电子文件管理的效率、安全与合规挑战。其发展历程体现了文件管理从分散走向集中、从局部走向整体的必然趋势。随着技术发展和法规完善，单套制管理将继续在优化组织信息管理、支撑决策和保障合规方面发挥关键作用。
参考文献：
[1] Rosman M R M, Abdullah R Y R, Salleh M I M. Development of Vehicle Observation System as Security Mechanism Towards Electronic Records Conversion; proceedings of the 2010 International Conference on Science and Social Research (CSSR 2010), F, 2010 [C]. IEEE.
[2] Demirtel H, Gökkurt Bayram O. Contributions of Electronic Records Management Systems to Efficiency: The Case of Ministry of Development [J]. Bilgi Dunyasi, 2014, 15(1): 91-101.
[3] Xu J, Wang L, Liu X, et al. Front-End Control Mechanism of Electronic Records [J]. Comput Syst Sci Eng, 2021, 39(3): 337-349.
[4] Xue S, Zhao X, Li X, et al. A Trusted System Framework for Electronic Records Management Based on Blockchain; proceedings of the Lect Notes Comput Sci, F, 2019 [C]. Springer.
[5] Abdullah A L, Yusof Z M, Ahmad K, et al. Theoretical Model for Developing Electronic Records and Information Management Framework: Contexts and Approach [J]. J Theor Appl Inf Technol, 2019, 97(12): 3501-3512.
[6] Bustelo-Ruesta C. Los Grandes Temas Relacionados Con La Gestión De Documentos: Desafíos Y Oportunidades [J]. Prof Inf, 2011, 20(2): 129-134.
[7] Wang J, Yin X, Ning J, et al. Secure Updatable Storage Access Control System for Ehrs in the Cloud [J]. IEEE Trans Serv Comput, 2023, 16(4): 2939-2953.
[8] Xu X, Tang Z, He X, et al. An Intelligent Information Management System for Retinal Image Storage and Recognition in Chronic Disease Using Digital Signal and Image Processing [J]. Informatica, 2021, 45(5): 621-629.
